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Très Urgent ASSISTANTE DE DIRECTION

Offre d'emploi publiée le 19/06/2017

Lieu :MONTPELLIER (34000)

Type de contrat :CDD

Domaine :Assistanat Secrétariat

Présence Verte Services est une association créée en 1966, spécialisée dans le service à domicile avec un savoir-faire reconnu.

Depuis 40 ans, elle apporte des réponses personnalisées aux personnes âgées, aux familles et aux personnes en situation de handicap.

Les 3 grands pôles de services sont : Le maintien à domicile L’entretien de la maison L’enfance

Nous recherchons pour notre association un/une secrétraire de direction en CDD, qui sera rattaché à la Direction Générale et devra conformément aux règles établies, assurer en toute autonomie, des activités d’assistance de Direction.


Missions principales du poste


  Assister la Direction Générale et la présidence


Organiser l’agenda de la Direction Générale
Répondre aux demandes de la Présidence
Assurer l’organisation de réunion (planification, réservation de salle,…)
Effectuer et envoyer les convocations ;
 Préparer les documents et dossiers nécessaires ;
 Réaliser les comptes rendus de réunion ;
 Recenser les feuilles de présence et compléter le tableau de suivi


Assurer la gestion quotidienne du courrier


Assurer le traitement quotidien du courrier reçu au siège de PVS :


- Effectuer la répartition du courrier interne et externe ;

- Effectuer le tri de l’ensemble du courrier pour les différents services ;

- En assurer l’enregistrement et la distribution ;

- Superviser le départ du courrier (enregistrement, affranchissement).

  Assurer des activités de secrétariat en coordination avec les autres assistantes et secrétaires de direction


Répondre aux appels téléphoniques : répartir et assurer le traitement les informations
Gérer la boite mail « contact » et organiser la transmission des informations
Réaliser divers courriers administratifs
Gestion administrative des notes de frais de déplacement du personnel administratif (vérification, validation et transmission à la paie)
Gestion administrative : des contrats d’intérim,  gestion des abonnements de l’association (échéanciers, mise en concurrence etc).


PROFIL ET COMPETENCES

De formation bac+2 minimum type Assistante de direction, vous justifiez d’une expérience d’au moins 2 à 3 ans minimum, sur le même type de poste où vous avez démontré votre réactivité et votre sens des priorités.


Vous disposez de bonnes compétences rédactionelles
Vous savez respecter l’obligation de discrétion et le secret professionnel
Vous avez de la rigueur et le sens de l’organisation dans votre travail
Vous savez travailler avec des deadlines (répondre en temps et en heure aux sollicitations)
Vous êtes polyvalente et avez un grand sens de l’adaptation


Maîtrise des outils bureautiques obligatoires: Excel, Word, internet

SECTEUR GEOGRAPHIQUE

Résidence administrative : Siège social à Montpellier

POSTE

Nombre de poste(s) : 1

Type de contrat : CDD long remplacement (maternité)

Date début du contrat : Fin Juin 2017

Fin de contrat : Avril 2018

Durée hebdomadaire du contrat : 36H avec RTT

Salaire : 2028 à 2350 BRUT, à définir selon expérience

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