Secrétaire pédagogique- h/f - Montpellier

Offre d'emploi publiée le 15/11/2023 par Emploi LR

Présentation de l’environnement professionnel
Le CFA (Centre de Formation par apprentissage agricole) et le CFPPA de l’Hérault (Centre de Formation Professionnelle et de Promotion Agricole) assure au sein de l’appareil public sa mission de formation par apprentissage et continue agricole.

Zone d'intervention> : département de l'Hérault et région Occitanie.

Domaines de formation : viticulture-œnologie, aménagments payagers, arboriste élagueur, agroéquipement, du commerce des vins, installation agricole, horticulture, soins aux animaux.

Nos formations : Du CAP au BTS agricole en aménagements paysagers, commmerce du vin et productions agricoles.

70 permanents, formateurs et administratifs accompagnés de nombreux intervenants extérieurs et professionnels vous invitent à découvrir les différents domaines de formations ouvrant sur une diversité de métiers du monde de l’agriculture et du para- agricole.

Objectifs du poste

Les fonctions sont exercées sous  la responsabilité du chef d’établissement et par délégation du responsable de site.

Le-la secrétaire accueille les publics, les renseigne et les oriente. Il/elle est le premier interlocuteur des contacts du CFA et du CFPPA.

Il/elle assure le suivi et l’accompagnement des dossiers administratifs des  apprenants dans le respect des procédures qualité, des prescripteurs et des financeurs.


Missions

1 - Accueil:


Assurer l’accueil physique et téléphonique : réception, écoute des demandes, prend en compte les demandes, les traite ou les transmet à la personne concernée
Renseigner sur les formations
Orienter vers le référent pédagogique pour les questions pédagogiques
Saisir sur Yparéo les demandes de formations et les informations administratives des apprenants
Tenir à jour le tableau des contacts



Assurer le secrétariat demandé par la direction ou par l’ensemble du personnel dans les activités définies. Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer


2 – Suivi des formations courtes du CFPPA


Assurer le suivi administratif des formations courtes : montage dossiers administratifs : devis, conventions financières, convention de  formation, courriers, attestations de formations, suivi des états de présence, livret stagiaire, facturation des prestations.
Assurer relation avec les financeurs, les entreprises...
Saisies sur les plateformes des financeurs : CPF, VIVEA…



Assurer l’enregistrement des données jusqu’à la facturation des prestations
Veille sur le respect des procédures et outils qualité


3 – Suivi administratif de la formation auxiliaire spécialisé vétérinaire


Assurer l’enregistrement des données jusqu’à la facturation sur la Base EVA



Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre, les classer et les archiver si nécessaire
Réaliser les courriers, tableaux de suivi, convocations,



Gérer l’assiduité des apprenants (émargements, suivi des absences, accidents, ruptures).



suivi des absences…



Assurer la  relation avec APForm
Organiser les journées d’informations collectives, la journée d’accueil


FORMATION
- Minimum Bac+2 en secrétariat d'organisme de formation
- Expérience professionnelle souhaitée dans le suivi administratif de la formation


COMPETENCES ATTENDUES


Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques.
Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit).
Capacité à travailler en équipe.
Autonomie dans l'organisation du travail.
Capacité à rendre compte.
Connaissance des publics.
Capacité à expliquer.
Discrétion et confidentialité quant aux situations repérées.
Capacité à prendre de la distance face à certaines situations
Un esprit rigoureux est essentiel
Un adulte conscient de sa place et de son rôle dans l’établissement
Un collaborateur d’équipe constructif
Une disponibilité et une bienveillance
Le respect de la confidentialité


CONDITIONS D’EMPLOI
CDD à temps complet de 1 an pérennisable. Entrée janvier 2024

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